일잘러 컬럼 - 일잘러가 되려면 OO을 줄여야 한다 (feat.이메일)

요즘 노션, 에버노트, 잔디등 협업툴로 사용할 수 있는 플랫폼들이 생기면서 사내직원끼리 이메일로 소통하는 경우는 적어졌지만, 공식적인 업무를 처리하거나, 외부 고객들과 소통을 하는데는 여전히 이메일이 많이 사용되고 있습니다. 특히 업무 특성상, 외부 고객과의 소통이 빈번한 부서에서는 하루 대부분의 시간을 이메일 회신에 사용하는 사람도 있는데요.

한 통계에 따르면, 직장인들이 37%가 이메일을 처리하는데 쓰는 시간이 평균 1~2시간, 또 25%는 평균 3~4시간 정도라고 합니다. 종합해보면 62%의 직장인이 이메일을 처리하는데 1시간 이상을 쓰고 있는것인데요. '하루 중 1시간 정도는 쓸수 있는거 아닌가?' 라고 생각하고 계신가요? 그렇다면 다시 한번 생각해보시죠.

이메일을 처리하는 시간을 정해놓고 업무를 하는 사람이 아니라면, 우리는 이메일이 왔을때마다 수시로 확인합니다. 우리가 진행하고 있던 업무를 멈추어야 하죠. 컴퓨터처럼 인간의 뇌가 작업을 병렬적으로 처리할 수 있으면 좋겠지만, 아쉽게도 그것은 불가능합니다. 인간은 한가지 일을 하려면 다른 한가지를 멈추어야 합니다. 멀티태스킹이 가능한것처럼 보이는 사람도, 사실은 한가지 일을 재빠르게 전환하고 있는것뿐입니다.

문제는 뇌속에서 우리가 하고 있는일을 전환할 때, 엄청난 비효율성이 생긴다는 것입니다. 캘리포니아 어바인 대학교의 글로리아 마크 교수는 인간이 한가지 일에 몰두하다가 방해를 받았을 때, 다시 그 일에 몰입하기까지 23분 15초가 걸린다는 말을 했습니다. 여러분도 사실 경험했을 것입니다. 내가 어떤일을 집중해서 하고 있는데 전화, 카톡, 이메일이 오거나 상사분이 갑자기 불렀을 때 집중력이 흐려지는 경험을요.

아까 컴퓨터 이야기를 잠깐 했는데요. 컴퓨터에서는 병렬처리가 가능하다고 했지만, 사실 컴퓨터에서도 병렬 처리를 하면서 컨텍스트 스위칭(Context-Switching)이 일어납니다. 한 컴퓨터에서 A, B라는 각각의 작업을 실행하더라도 서로 공유하고 있는 메모리 부분이 있으면 A작업은 B가 완성 될 때까지 쉬어야하죠. 머리 아프시죠? 공대적인 이야기까지 이해하실 필요는 없습니다. 그냥 인간이 일을 전환 하는 행위도 Context-Switching 이라고 가정해봅시다.

핵심은 이 Context-Switching을 줄여야 효율적인 업무를 할 수 있다는 것입니다. 그럼 다시 의문이 생깁니다. '아니, 직장에 있다보면 당연히 여러가지 일을 하게 되는 상황이 생기지 않나?', '우리 회사에 와봐라, 그럴 수 있는 환경이 되나'등 현실적으로 불가능한 이야기라고 생각 할 수도 있습니다.

그런데 사실 Context-Switching을 줄인다는것은 스스로 하는 노력만으로도 어느정도 줄일 수 있습니다. 아래 몇가지 방법을 소개해드리 겠습니다.

1. 이메일 처리 시간을 정한다.

하루에 의미없이 내가 이메일을 쳐다보고 있는 시간이 얼마나 되는지 알아야합니다. 시간을 정확하게 측정하려면 업무 단위로 시간기록을 해보면 되는데요. 모든 기록을 안해도 여러분이 메일함을 의미없이 보고 있는지 확인하는 방법이 있습니다.

제 글을 읽고나서 하루에 메일함을 클릭 할때마다 그 숫자를 세어보세요. 메모장을 켜놓고 숫자를 하나씩 증가시켜도 되고, 여러분만의 메모장에 기록해놓아도 됩니다. 만약 그 숫자가 10이 넘어간다? 그러면 여러분은 시간을 낭비하고 있을 확률이 높습니다.

하루 중 10시, 1시, 5시등 시간을 정해놓고 메일함을 확인하세요. 이메일을 많이 사용해야 하는 부서여도 한번 해보세요. 왜냐하면 그렇게 해봐야 정말로 내가 쓸데없는 시간을 이메일로 낭비하고 있는지, 중요한 일을 하기 위해서 이메일을 사용하고 있는지 알 수 있습니다.

이메일을 처리하는 시간을 정해놓는 이유는, 하루 중 자신에게 오는 이메일 중 대부분이 내가 확인할 필요가 없는 이메일인 경우가 많기 때문입니다. 특히 대기업일수록 그렇습니다. 몇백명이 넘는 사람들이 어떤일을 공유하기 위해서 여러부서에 전부 메일을 보냅니다. 그냥 읽어보기만 하고 넘기는 메일이 대부분이죠. 내가 확인해야 하는 내용도 아닌 메일이 왔을때마다 쓸데없이 뇌를 낭비하고 있는것입니다.

그리고 내가 알야하는 내용이라고 해도, 사실 당장 알아야 할 내용은 그렇게 많지 않습니다. 이메일을 바로바로 안 읽어도 큰일나는 경우는 없어요. 게다가 우리는 아예 확인을 안하는것도 아니고, 시간을 정해놓고 한번에 효율적으로 확인하는것 뿐입니다. 이메일 처리시간 정해놓기, 꼭 한번 해보시길 바랍니다.

  2. 이메일 제목, 내용 구체적으로 보내기  

이메일 처리하는 시간을 정했으면, 이제 이메일을 어떻게 보내야 할지 알아봅시다. 저는 3년간 IT부서에서 여러 부서의 시스템 장애지원 업무를 했던 경험이 있습니다. 그런데 많은 사람들을 이메일을 이렇게 보냅니다.

안좋은 예) 제목 : 시스템 장애 문의

별 문제가 없어 보이시나요? 지금부터 무슨 문제가 있는지 말해 드릴게요. 저희 회사에는 사용하고 있는 시스템이 대충 세어도 10개가 넘습니다. 제목만 봐서는 무슨 시스템인지도 알 수 없고, 시스템을 알아도 시스템내에서 사용하는 기능들이 천차만별이기 때문에 어떤 내용인지 파악이 불가능합니다.

문제는 나중에 메일을 다시 확인할 경우에 발생합니다. 시간이 지나면 어떤 메일이 왔는지 기억이 흐릿해지기 마련입니다. 그런데 메일의 제목이 구체적이지 않으면(항상 똑같은 경우도), 내가 관련 메일을 하나하나 다 클릭해야하는 불상사가 벌어집니다. '나는 누가 어떤 날짜에 어떤 메일을 보냈는지 다 기억한다'라고 하면 상관 없습니다. 이메일 제목은 구체적인게 좋습니다. 아래처럼 말이죠.

좋은 예) 제목 : ERP 시스템, 구매주문서 발주 처리 기능 관련 에러 문의

이메일 내용도 마찬가지로 구체적인게 좋습니다. 다시 예를 들어 설명하겠습니다.
교육업체와의 미팅일정을 잡는 메일이라고 가정하겠습니다.

안좋은 예) 제목 : 미팅 일정 관련 문의
내용 : OOO님, 크리에이터 노블입니다.
차주, 시스템 교육과 관련하여 진행 가능 일정 확인 부탁드리겠습니다.

이번에는 바로 한번 수정한 내용을 보여 드리겠습니다.

좋은 예) 제목 : OOO 교육 일정 확정 부탁 드립니다.
내용 : 000님, 크리에이터 노블입니다.
차주, OOO 시스템 교육과 관련하여 사내 회사 일정은 수요일 오전 10시~12시, 금요일 오후 3시~4시가 가능합니다.
일정 확인 후 교육 진행이 불가능 하시다면, 그 다음주 평일 오전중으로 픽스하여 회신 부탁드립니다.
(오후는 회사 OOO일정 때문에 교육이 어렵습니다.)

안좋은 예를 보시면, 상대방에게 먼저 진행 가능 일정을 물어봅니다. 그런데 교육은 교육대상, 담당자의 시간이 가능한지 먼저 알아야합니다. 어느 시간이든 맞춰서 할 수 있으면 상관없지만, 일정이 텅 비어있는 경우는 거의 없을것입니다. 가끔 상대업체를 배려하여서 먼저 시간을 물어본다고 하는 경우가 있는데, 사실 업체 입장에서도 저렇게 가능 일정을 알려주는게 편합니다. 미팅 일정 하나를 잡는데 4~5통의 메일을 보내는것은 정말 비효율적인 일입니다.(어쩔 수 없는 상황도 있습니다)

이메일을 보낼 때, 상대방의 입장에서 한번 생각해서 내용을 보고 '무엇을 물어볼까?' 한번 고민해보세요. 이메일을 주고 받는데 쓰이는 시간이 현저히 줄어들것입니다.

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이메일과 관련된 방법을 두가지 소개 해드렸는데요. 핵심은 Context-Switching이 발생되는 시간을 줄이는것입니다. 이메일 말고도 '전화나 카톡 받지 않기', '회의나 미팅 하는 날을 정해놓기' 등 여러가지 방법을 활용할 수 있습니다.

회사 환경이 뒷받침 해주지 않는다구요? 그래도 도전해보세요. 제가 3년동안 지원부서에서 근무하면서 가장 시달렸던게 전화, 카톡, 이메일 3가지입니다. 그런데 마지막 1년동안 저는 위에서 '이메일 처리 시간 정하기', '이메일 제목, 내용 구체적으로 쓰기'를 포함해서 여러가지 방법을 실천하며 Context-Switching을 줄이려고 노력했습니다. 그렇게 몰입을 하다보니, 몰입은 업무 성과로 나타났고 주위사람, 여러 업체도 저의 업무스타일, 능력을 인정해주기 시작했습니다.

안된다고만 하지말고, 바꿔보려고 해보세요.

감사합니다.